1. Préambule :
1.1. But de l’association
1.2. Affiliations
1.3. Agrément Espace de Vie Sociale
2. Administration :
2.1. L’Assemblée générale (A.G.)
2.2. Le Conseil d’administration (C.A.)
2.3. Le Conseil de Maison
2.4. Le Bureau
2.5. Commissions de travail
2.6. Convention avec la mairie
3. Fonctionnement :
3.1. Occupation des locaux
Planning d’occupation
Hygiène et sécurité
Mise à disposition et entretien des locaux et du matériel
3.2. Les activités
Création d’activité
Conditions de remboursement de cotisation d’activité
Responsable d’activité
Activités dans les murs hors des créneaux normaux
Communications Informations
3.3. Droit à l’image
3.4. Les manifestations
3.5. Utilisation des locaux
3.6. Prêt de matériel
3.7. Prêt du véhicule
4. Révision du règlement intérieur
La Maison Pour Tous, qui constitue un élément essentiel de l’équipement social et culturel de la commune, offre à la population, aux jeunes comme aux adultes, de développer leur personnalité et de devenir des citoyens actifs et responsables d’une communauté vivante.
A cet effet, elle met à la disposition de ses membres, dans le cadre de ses installations ou de celles mises à sa disposition, des activités récréatives et éducatives variées : physiques, pratiques, intellectuelles, artistiques, sportives, etc.
La Maison Pour Tous de Pagny sur Moselle est affiliée à la Fédération Régionale et Départementale des M.J.C.
Depuis septembre 2017, la MPT a obtenu l’agrément de l’Espace de Vie Sociale pour une durée de 4 ans renouvelable. Celui-ci relève de la responsabilité du conseil d’administration de la Caisse d’Allocations Familiales. Il permet d’ouvrir droit à la prestation de service « animation locale ». La décision d’agrément se fonde sur un socle de critères précisés dans la circulaire Cnaf n°2012 - 013 relative à l’animation de la vie sociale.
L’Assemblée générale se réunit sur convocation du président ou de son représentant.
L’Assemblée générale désigne au bulletin secret les membres élus au conseil d’administration.
Son Bureau est celui du Conseil d’administration en présentiel ou en distanciel. Elle a pour mission de délibérer sur les questions portées à l’ordre du jour et notamment sur le rapport moral et financier.
La convocation des membres de la MPT à l’assemblée générale se fait par affichage sur les panneaux intérieurs et extérieurs de la MPT, individuellement par l’intermédiaire de chaque responsable d’activité, et par mail 15 jours avant la date de la réunion.
Les électeurs
« Tous les membres inscrits et ayant acquitté leur cotisation peuvent voter. Les enfants en dessous de 16 ans peuvent être représentés par un de leurs parents. » Chaque adhérent peut présenter deux mandats. »
Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président au moins une fois par trimestre en présentiel ou en distanciel
Le conseil d’administration élit parmi ses membres, au scrutin secret et pour un an, son bureau qui comprend :
- Un président et un (ou plusieurs) vice-président,
- Un secrétaire et éventuellement un secrétaire adjoint,
- Un trésorier et éventuellement un trésorier adjoint,
- Eventuellement un ou plusieurs membres.
- Il arrête le projet de budget, valide les demandes de subventions et, à réception de celles-ci, les utilise selon les attributions et dans les conditions qui lui sont fixées,
- Il gère les ressources propres de la Maison (cotisations, …),
- Il approuve le compte d’exploitation et le rapport moral et le rapport d’activités,
- Il autorise la mise en œuvre de projets ou de manifestations ainsi que la création de nouvelles activités.
Le Conseil de Maison réunit au moins une fois par an tous les responsables et animateurs ou un représentant des activités ainsi que tous les membres du Conseil d’administration. C’est une instance qui permet à tous d’être informés sur la vie de la Maison et de pouvoir donner son avis.
Le bureau prépare les travaux du conseil d’administration et veille à l’exécution de ses décisions. Il présente au conseil d’administration les projets de création d’activités et de manifestations. Les recettes sont approuvées et les dépenses sont ordonnancées par le président ou le trésorier.
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration. Elles jouent un rôle de réflexion et de préparation d’un dossier sur un sujet déterminé. Elles peuvent également en assurer la mise en œuvre et le suivi. Elles doivent comporter au minimum 3 membres dont au moins un administrateur élu de l’association.
Une convention de mise à disposition permanente d’un local commun a été signée entre la Mairie et la Maison Pour Tous. Elle reprend les règles entre la commune et l’association ainsi que la mise à disposition, la destination et l’entretien des locaux. Elle est valable du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2031.
Planning d’occupation
Les activités périodiques :Les jours et heures d’activités sont validés par le C.A pour toute l’année sur proposition de l’animateur et du bureau. Le planning des occupations de salles par activité doit être affiché sur les panneaux d’affichage extérieur et intérieur.
Tout changement ponctuel doit être demandé au bureau ; définitif, doit être validé par le C.A.
Les activités non périodiques ou extérieures : la demande d’occupation d’une salle occasionnellement doit se faire au bureau. Elle sera accordée si elle n’entrave pas le planning des activités régulières.
Hygiène et sécurité
Tout problème rencontré dans les locaux de la MPT doit être communiqué au plus vite au responsable de l’activité ou à un membre du bureau du conseil d’administration. Une conduite correcte est exigée de la part des usagers de la MPT.Le président de l’association veillera à l’application des règles élémentaires d’hygiène et de sécurité concernant l’accueil des adhérents. Il prendra toute mesure nécessaire à leur exécution.
En toutes circonstances, il peut prendre toute mesure de sauvegarde de l’ordre, de l’hygiène et de la sécurité. La MPT réserve le droit au président, aux administrateurs, aux animateurs, au permanent de refuser l’accès ou l’utilisation des locaux à toute personne physique ou morale, groupe susceptible de troubler le fonctionnement et les moyens de la structure.
Le respect des consignes et des procédures de sécurité affichées dans l’établissement est obligatoire. En cas d’accident dû au non-respect des règles de sécurité, la MPT est en droit de demander réparation des préjudices subis éventuels aux contrevenants.
Les issues de secours doivent rester dégagées et il est interdit de toucher au matériel de sécurité sauf en situation d’urgence.
Il est interdit de fumer et de vapoter dans les locaux.
La consommation de boissons alcoolisées n’est permise que dans le cadre de réceptions ou manifestations autorisées par la MPT.
Mise à disposition et entretien des locaux et du matériel
Les locaux et le matériel doivent être entretenus avec grand soin par les adhérents et se trouver à la disposition des activités respectives. Chaque responsable d’activités est tenu de replacer et de ranger tout le matériel qu’il aura utilisé lors de son activité (tables, chaises…). En cas de détérioration causée par négligence ou imprudence, les frais de réparation ou de remplacement seront à la charge de l’utilisateur responsable. En aucun cas le matériel ne doit sortir de la MPT sans accord préalable du président.Les clefs des locaux sont gérées selon les instructions de la MPT et seul le président peut faire confectionner des doubles. Seul le responsable d’une activité reçoit des clés.
Pour les personnes ou groupes qui cessent leur activité en dehors des heures d’ouverture de l’accueil, ils engagent directement leur responsabilité en cas de non-respect de la procédure de fermeture de l’immeuble. La MPT étant un lieu public, les usagers sont responsables de leurs affaires personnelles.
L’association n’est pas responsable des vols et détériorations qui s’y produiraient.
Les diverses associations fréquentant les locaux de la MPT ont obligation de connaître et de respecter le présent règlement intérieur.
La mairie met à disposition les locaux à la MPT. Une convention est signée entre les deux parties pour leurs utilisations. Celle-ci peut mettre à disposition une partie des locaux aux associations qui en font la demande par un formulaire dûment complété auprès du secrétariat après concertation de planning des salles.
En cas de crise sanitaire, les consignes à respecter seront celles imposées par la réglementation transmise par la Préfecture.
Création d’activité
Toute nouvelle activité est soumise à l’approbation du Conseil d’administration et éventuellement de la mairie pour les activités extérieures à la MPT après fourniture d’une « fiche de présentation d’activité ou de projet ». Les activités de type « cours hebdomadaire » couvrent trois trimestres de septembre à fin juin (sauf vacances scolaires).Les participations financières sont fixées pour chaque saison par le Bureau et approuvées par le Conseil d’administration. Elles incluent les frais d’activité. Une plaquette annuelle des calendriers et des tarifs est éditée chaque année
Le règlement de la participation financière, appelée cotisation d’activité, doit s’effectuer pour l’année, au moment de l’inscription. Il s’agit d’un montant forfaitaire. S’y ajoute le prix de l’adhésion à la MPT.
Une inscription peut se faire à tout moment de l’année en fonction des places disponibles. La cotisation d’activité est alors ajustée. Aucune contribution supplémentaire ne pourra être demandée à un adhérent lors des cours aux horaires habituels.
Conditions de remboursement de cotisation d’activité
En cas de départ en cours de saison pour démission, raisons personnelles ou exclusion, il ne saurait être exigé un remboursement de la participation annuelle. Seuls les déménagements à plus de 25 kilomètres du domicile ou les problèmes de santé de plus de 4 semaines justifiés par un certificat médical d’un médecin sont retenus comme motifs valables de remboursement. L’adhésion à l’association n’est pas remboursable.
Responsable d’activité
Chaque adhérent est sous la responsabilité de la MPT le temps de son activité. Animateurs, techniciens, et responsables d’activité sont présents à l’ouverture des activités dont ils ont la charge. Ils doivent s’adresser uniquement au bureau pour quelque demande que ce soit par rapport à leur activité. Les responsables d’activité sont garants du bon fonctionnement de leurs activités.Encadrement
Pour animer une activité, il doit obligatoirement y avoir un responsable qui doit être majeur et si possible un adjoint.Ils sont chargés à la rentrée de septembre :
- De faire remplir le formulaire d’adhésion à la MPT,
- D’encaisser le montant de la carte d’adhésion à la Maison Pour Tous et celui de la cotisation annuelle pour l’activité s’il y a lieu,
- Dans le cas d’activités sportives fédérées, il s’assurera de détenir une copie du certificat médical ou un questionnaire de santé de chaque pratiquant.
Ils veillent particulièrement à :
- Respecter les horaires de début et de fin d’animation, tout particulièrement quand il s’agit d’enfants,
- Vérifier à la fin des activités que les portes et fenêtres soient bien fermées et s’assurer de l’extinction des lumières,
- Ne pas faire entrer des intervenants extérieurs, déplacer du matériel ou changer de salle sans l’accord écrit du directeur de la MPT,
- Ne que l’accès aux salles des activités soit réservé uniquement aux pratiquants et adhérents ; et il n’est autorisé qu’en présence de l’animateur d’activités. Les responsables d’activité engagent leur propre responsabilité en acceptant des personnes extérieures au sein de leur activité, ou en ne les signalant pas à la direction de l’association,
- Ce qu’une conduite et un langage corrects soient demandés aux adhérents. Certaines activités nécessitent une tenue adéquate,
- Eviter tous les bruits excessifs en repartant de la MPT (conversation, portières, moteurs…) et surtout après 22H00,
- Ce que l’interdiction de fumer et de vapoter soit respectée dans les locaux.
Tout accident survenu au cours d’une activité devra faire l’objet d’une déclaration par l’animateur auprès de l’administration, qui prendra toutes dispositions réglementaires. Un animateur ne peut organiser au sein de la MPT des activités annexes ou dérivées de son activité sans l’accord écrit du président.
Responsabilités à l’égard des mineurs
La MPT n’est en aucun cas responsable d’un enfant tant qu’il n’est pas avec son animateur. Les parents ou tuteurs légaux doivent s’assurer de la présence de celui-ci.Les adhérents mineurs sont sous la responsabilité de la MJC MPT uniquement durant le temps de leurs activités. Les parents et responsables légaux doivent s’assurer que l’animateur est présent et que l’activité a bien lieu.
Les animateurs sont chargés également, dans les activités encadrant des mineurs :
- De s’assurer que les enfants ne quittent pas prématurément les activités sans autorisation parentale,
- De faire compléter par les parents un imprimé « décharge de responsabilité » qu’ils doivent conserver pendant leur activité,
- De faire respecter le désidérata des parents,
- Les parents qui prendront la décision de venir chercher ou non l’enfant,
- Le bureau, qui devra prendre des nouvelles de l’enfant et demander aux parents s’ils veulent remplir une déclaration d’accident.
Activités dans les murs hors des créneaux normaux
L’utilisation des locaux hors des créneaux normaux nécessite un accord écrit de la direction de la MPT. Les responsables de cette activité devront s’assurer de l’accès de la MPT aux seules personnes autorisées.En cas de prestations devant être effectuées par un organisme extérieur, celui-ci devra signer au préalable un protocole d’accord avec la direction de la MPT pour disposer de ses locaux.
Une contribution financière sera demandée à cet organisme. Le règlement interne de la MPT est à respecter lors de ces prestations.
Communications - Informations
Une structure ne fonctionne bien que si l’information passe bien.Pour ce faire, il est indispensable que les informations circulent dans les deux sens :
- Informations descendantes (du bureau vers les responsables) : affichage, ACT’INFO, envois par mails– boîtes aux lettres internes – site web de la MPT.
- Le bulletin d’informations mensuel, « l’ACT’INFOS », est diffusé par mail à tous les acteurs de la MPT qui sont chargés de faire passer l’information.
- Il est conseillé à chaque responsable d’activité, d’ouvrir régulièrement sa boîte aux lettres, de lire ses mails et de répondre rapidement au bureau le cas échéant,
- Informations montantes (des responsables vers le bureau) : chaque responsable doit aviser le bureau pour toute particularité concernant directement son activité,
- Nous demandons à tous les membres de la Maison d’aviser rapidement le bureau en cas de changement de leurs coordonnées (adresse postale – téléphone –adresse mail), car il est important pour le bureau d’avoir un fichier à jour lorsqu’il faut prévenir rapidement les membres d’une activité, lorsque celle-ci ne peut avoir lieu le jour même, à la suite d’un empêchement de dernière minute de l’animateur ou du responsable.
Toute personne qui réalise un site ou un blog et utilise des photos prises dans le cadre des activités de la MPT doit s’assurer d’avoir l’autorisation des personnes photographiées.
Une manifestation ne peut avoir lieu que si une demande a été faite au bureau s’il y a un responsable et si elle a été prévue à l’avance au calendrier des fêtes. Le bureau peut éventuellement apporter son assistance pour l’organisation matérielle et humaine.
Les locaux, la cuisine sont à la disposition de toutes les activités dans le cadre de leur fonctionnement.
Pour une utilisation hors activité (réalisation d’un repas), il faudra s’adresser au bureau pour réserver.
Le nettoyage complet est à la charge de l’utilisateur. Les poubelles sont à disposition de tous et doivent être vidées. Les contenants en verre doivent être emportés vers les containers extérieurs.
Il est possible de prêter aux associations des grilles caddies, des stands type kermesse une plancha avec le chariot. Le prêt des grilles caddies est gratuit contre le versement d’une caution (pour les associations extérieures à Pagny), après avoir complété et signé un imprimé de prêt. Les jours et heures de l’enlèvement et du retour du matériel emprunté doivent être fixés lors de la réservation avec le bureau.
La MPT met à disposition le trafic à ses responsables, salariés, animateurs et administrateurs pour une utilité en lien avec leurs activités de la MPT. Le chauffeur devra remettre une copie de son permis de conduire. Il est responsable de sa conduite et de celles de ses passagers. Il devra le réserver le plus tôt possible, veiller à prendre connaissances des consignes du véhicule, signaler les pannes, compléter le carnet de bord et laisser le véhicule propre.
Les associations extérieures pourront l’emprunter occasionnellement et devront signer une convention de mise à disposition.
Le présent règlement a une durée de vie permanente, il évolue au fil de l’eau sur décision du Conseil d’administration. Sauf révision plus fréquente, il peut être modifié une fois par an à sa date anniversaire.
Le président,
Alain BERCEAUX
